Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wsparcie i asysta techniczna systemu obiegu dokumentów SmartDoc wraz z modułami w Urzędzie Miejskim w Białymstoku i jednostkach podległych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Usług Informatycznych w Białymstoku

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 381754873

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Warszawska 13 lok. 7U

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-062

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@cui.bialystok.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.cui.bialystok.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

wdrażanie i utrzymywanie systemów informatycznych, budowa i administrowanie sieci teleinformatycznej, w tym infrastruktury telekomunikacyjnej

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wsparcie i asysta techniczna systemu obiegu dokumentów SmartDoc wraz z modułami w Urzędzie Miejskim w Białymstoku i jednostkach podległych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-750ac1a4-7ba6-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00495563

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00028282/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Umowa seriwsowa SMART - DOC

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/), ePUAP-u
(https://epuap.gov.pl/wps/portal). Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej
email: zamowienia@cui.bialystok.pl. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń,
składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również
możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń (innych niż
oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) za pomocą poczty elektronicznej, na adres email: zamowienia@cui.bialystok.pl.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe wymagania techniczne i
organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu, opisane zostały w Regulaminie
korzystania z miniPortalu dostępnym pod adresem: https://miniportal.uzp.gov.pl/WarunkiUslugi oraz w Regulaminie ePUAP
dostępnym pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/regulamin. Wykonawca akceptuje warunki korzystania z
miniPortalu, określone w Regulaminie miniPortalu oraz zobowiązuje się korzystając z miniPortalu przestrzegać postanowień tego
regulaminu.
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy wynosi 150MB.
Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w
postaci elektronicznej (podpisanej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym), w jednym ze wskazanych formatów danych: .pdf,
.doc, .docx. Rekomendowany przez Zamawiającego format plików to .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający
rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów kompresji: .zip, .7Z. Zamawiający dopuszcza również inne formaty danych, a także
inne formaty kompresji spośród formatów określonych w Załączniku nr 2 do Rozp. Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w
sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publ. i wymiany informacji w postaci elektronicznej
oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247), zwanego dalej rozporządzeniem KRI,
przy czym Wykonawca powinien przygotować dokument elektroniczny z uwzględnieniem definicji pisemności zawartej art. 7 pkt 16
ustawy Pzp oraz § 10 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn. 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i
przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. UWAGA - Zamawiający przypomina Wykonawcom, że wśród
formatów powszechnie stosowanych, a NIEWYSTĘPUJĄCYCH w rozporządzeniu KRI, są m. in.: .rar, .gif, .bmp, .numbers, .pages.
Formatów tych nie należy stosować.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest Centrum Usług Informatycznych w
Białymstoku z siedzibą przy ul. Warszawskiej 13 lok. 7U, 15-062 Białystok, adres e-mail: cui@cui.bialystok.pl, tel. (85) 869 6283,
reprezentowane przez Dyrektora Centrum Usług Informatycznych w Białymstoku.
2. Może Pan/ Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz z wykonywaniem praw przysługujących
na mocy rozporządzenia 2016/679 z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u
Administratora Inspektorem ochrony danych, kierując korespondencję na adres e-mail: iod@cui.bialystok.pl lub pod numerem
telefonu: (85) 869 6283.
3. Pani/ Pana dane niezbędne do udziału w postępowaniu będą przetwarzane w celu związanym z realizacją postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz działaniem
przez administratora w interesie publicznym, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c, e oraz art. 10 rozporządzenia 2016/679.
4. Pani/ Pana dane będą przetwarzane w celu związanym zawarciem oraz realizacją umowy na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia
1964 Kodeks cywilny zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679.
5. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania na podstawie przepisów prawa
lub umowy, w tym na podstawie umowy: podmiotom zapewniającym obsługę serwisową.
6. Ze względu na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, odbiorcami Pani/ Pana danych osobowych mogą być
wszystkie zainteresowane osoby lub podmioty. Ograniczenie dostępu do danych może wystąpić jedynie w szczególnych
przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności, interesem publicznym lub informacja stanowi tajemnicę
przedsiębiorstwa.
7. Podanie przez Panią/ Pana danych osobowych jest obowiązkowe, wymagane przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych – konieczne do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz przepisami
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 Kodeks cywilny w celu zawarcia i realizacji umowy, a ich niepodanie uniemożliwi wzięcie udziału z
postępowaniu, zawarcie umowy.
8. Posiada Pani/ Pan prawo żądania dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, sprzeciwu na dalsze przetwarzanie,
usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych.
9. Administrator informuje, że przepisy Prawa zamówień publicznych ograniczają prawo do skorzystania:
1) ze sprostowania lub uzupełnienia danych (art. 16 rozporządzenia 2016/679), jeżeli zrealizowanie tego prawa mogłoby skutkować
zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia lub zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w
zakresie niezgodnym z Prawem zamówień publicznych;
2) z ograniczenia przetwarzania (art. 18 rozporządzenia 2016/679), które nie może zostać zrealizowane do czasu zakończenia tego
postępowania.
10. Posiada Pani/ Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl) gdy uzna
Pani/Pan, że przetwarzanie przez Administratora danych Pani/ Pana dotyczących, narusza przepisy prawa.
11. Podane przez Panią/ Pana dane będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania. Jeżeli okres
obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekroczy 4 lata, administrator przechowuje dane przez cały okres
obowiązywania tej umowy oraz do zakończenia okresu obejmującego przedawnienie roszczeń; przez okres realizacji sprawy oraz
prawnie ustalony okres archiwizacji, tj. przez 10 lat od przekazania do archiwum zakładowego a po tym okresie zostaną poddane
ocenie przydatności przez Archiwum Państwowe.
12. Pani/ Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: CUI-VII.271.1.88.2022.AO

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zamówienie należy wykonać zgodnie z projektem umowy oraz opisem przedmiotu zamówienia.
Zamawiający posiada kody źródłowe Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów SmartDoc,
wdrożonego na podstawie umowy nr PN/29/03/2014 z dnia 3 marca 2014 roku przez MAXTO
Sp. z o.o. ul. Reduta 5
31-421 Kraków na „ Wykonanie, dostawę, instalację, wdrożenie Szyny Danych Elektronicznego
Zarządzania Dokumentami, Cyfrowego Urzędu oraz przeprowadzenie szkoleń”.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert i ich
znaczeniem, gdzie 1% = 1 pkt:
1) cena oferty (KC) – 60 %
Zamawiający dokona oceny ofert w kryterium cena oferty (KC) wg następującego wzoru:
Ilość punktów przyznanych ofercie w kryterium KC = (Comin ÷ Coo) × 60 pkt
gdzie:
Comin – najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych
Coo - cena ofertowa oferty ocenianej
Oferta może otrzymać w zakresie kryterium cena oferty (KC) maksymalnie 60 pkt.
2) czas przywrócenia funkcjonowania systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu krytycznego - 20%,
gdzie 1 % = 1 pkt
Kryterium KK będzie oceniane zgodnie z poniższą tabelą.
Maksymalny czas przywrócenia funkcjonowania systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu krytycznego
nie może być dłuższy niż 8 godzin.
Za skrócenie tego czasu, oferta otrzyma punkty zgodnie z poniższymi wariantami:
Czas przywrócenia funkcjonowania systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu krytycznego: 8 godzin - 0
pkt, 4 godziny - 10 pkt, 2 godziny - 20 pkt. Za kryterium KK „Czas przywrócenia funkcjonowania systemu (rozwiązanie lub obejście
błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu krytycznego” oferta może otrzymać maksymalnie 20 pkt.
3) czas przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu poważnego -
20%, gdzie 1 % = 1 pkt
Kryterium KP będzie oceniane zgodnie z poniższą tabelą.
Maksymalny czas przywrócenia funkcjonowania systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu poważnego
nie może być dłuższy niż 48 godzin.
Za skrócenie tego czasu, oferta otrzyma punkty zgodnie z poniższymi wariantami:
Czas przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu poważnego:
48 godzin - 0 pkt, 24 godziny - 10 pkt, 12 godzin - 20 pkt. Za kryterium KP „czas przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu
(rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu poważnego” oferta może otrzymać maksymalnie 20 pkt.
Ogólna liczba punktów zostanie obliczona wg następującego wzoru: W = KC + KK + KP
2. Liczba otrzymanych punktów będzie zaokrąglona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała najwyższą liczbę punktów
w ww. kryteriach.
4. Jeżeli nie będzie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiało taki sam
bilans ceny lub kosztu oraz pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę która otrzymała
najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeżeli oferty otrzymają taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze,
Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem, a w przypadku, gdy nie będzie można dokonać wyboru
oferty w taki sposób, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia ofert dodatkowych zawierających nową
cenę lub koszt.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz
przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń.
6. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z
uwzględnieniem art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
7. Zamawiający poprawia w ofercie omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę,
którego oferta została poprawiona.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: czas przywrócenia funkcjonowania systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu krytycznego

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: czas przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu (rozwiązanie lub obejście błędu) od przyjęcia zgłoszenia błędu poważnego

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-22 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem „Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-22 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-20

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE